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Enjeux et attentes autour de l’ERP

Livre blanc

Découvrez un extrait du Livre Blanc rédigé par Patrick Rahali, senior analyst au CXP, notre partenaire :

 

Au fil de l’eau, l’entreprise adapte son organisation et son système d’information. L’entreprise peut connaître des fusions, des délocalisations… avec parfois l’obligation de consolider plusieurs ERP. L’évolution des ERP et des aspects légaux et règlementaires incitent les dirigeants à moderniser l’ERP.

Par ailleurs, les nouveaux modèles de gestion poussent l’entreprise à collaborer avec ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires… La mobilité, le Cloud et l’ERP hybride changent eux aussi le fonctionnement des entreprises avec un impact fort sur l’ERP. Basée sur les nouvelles technologies, la transformation numérique regroupe toutes ces évolutions et apporte de nouveaux business models, de nouveaux usages et une relation clients différente.

 

La réduction du TCO

Le budget informatique consacré à l’ERP représente la part la plus importante des dépenses informatiques de l’entreprise. Les coûts d’acquisition, de mise en œuvre et de fonctionnement de l’ERP doivent être maîtrisés. Le TCO (Total Cost of Ownership) ou Coût Total de Possession est minutieusement décortiqué dans le processus de choix d’un ERP, pour “vendre le projet en interne” mais aussi pour choisir l’externalisation (SaaS/Cloud) et le On Premise. Il figure généralement parmi les trois principales préoccupations des entreprises en phase de choix d’ERP.

Il est important dans cette approche de considérer l’évolution de l’ERP car le TCO n’a de sens que s’il est calculé sur le cycle de vie complet de l’ERP. Une offre Cloud peut sembler plus coûteuse car l’entreprise “consomme l’ERP en mode Services“ et le tarif mensuel inclue les montées de versions, la maintenance etc. Néanmoins, il faut également considérer que l’ERP On Premise doit évoluer et que les migrations représentent des risques et des projets parfois beaucoup plus coûteux. Une étude préalable au choix de l’ERP portant sur le cycle de vie complet de l’ERP est donc recommandée.

 

L’évolutivité pour renforcer une agilité altérée par l’âge de l’ERP

L’entreprise investit dans l’ERP pour améliorer son organisation, structurer ses processus et améliorer les échanges, la traçabilité, le pilotage… Or, l’ERP est déployé pour longtemps. A ce propos, l’ERP Survey du CXP révèle que dans les faits, plus de la moitié (53%) des installations ont plus de 5 ans et au moins une entreprise sur cinq (18%) a plus de 15 ans. Le caractère structurant de l’ERP – qui rassure les dirigeants – est toujours attendu tout comme son apport autour de la rationalisation des processus. Pour pleinement jouer son rôle et résoudre l’équation d’un système âgé et agile à la fois, l’ERP doit “facilement“ supporter des évolutions plus fréquentes.

L’enjeu pour l’entreprise est d’être suffisamment agile avec un ERP vieillissant. Les mises à jour permettent aux éditeurs de faire évoluer les ERP et aux entreprises de profiter des dernières nouveautés. Selon l’ERP Survey, 56% des répondants ont procédé à une mise à jour depuis moins d’un an. Cette nécessité de mise à jour est mise en avant par les éditeurs de solutions Cloud qui proposent au final des solutions toujours à jour, qui évoluent au rythme de l’éditeur. Dans un contexte de transformation numérique, cet argument représente un atout pour les solutions Cloud.

Au-delà des solutions Cloud, les ERP les plus évolutifs s’en sortent mieux que les autres. Leurs éditeurs ont opté pour les technologies qui dominent le marché. Dans tous les cas, il faut dès la phase de choix considérer qu’un ERP doit évoluer en continu.

 

Les contraintes sectorielles

Les ERP traditionnels sont des progiciels généralistes qui n’ont pas au départ été prévus pour couvrir les besoins spécifiques aux différents métiers des entreprises. Pendant longtemps, les entreprises complétaient leur ERP par des développements spécifiques, des Add ons ou des solutions Best of Breed pour répondre aux besoins sectoriels. L’intégration de ces applications complexifie l’utilisation de l’ERP et rend difficile toute évolution de l’applicatif.

Or les métiers, réclament des outils adaptés à des besoins qui évoluent en permanence, sans perdre l’atout de l’intégration. La verticalisation et la prise en compte de spécificités sectorielles sont désormais des attentes fortes des entreprises. Les éditeurs y répondent avec des solutions adaptées aux principaux secteurs d’activité, sous la forme d’ERP pré-paramétrés ou de packages fonctionnels. Ces solutions concurrencent les solutions métier, qui s’enrichissent elles aussi pour tendre vers des ERP. Cette approche métier permet de réduire le TCO en impactant la méthodologie de déploiement, le nombre de développements spécifiques et l’accompagnement des utilisateurs pour prendre en main la solution.

Au départ et encore souvent aujourd’hui, c’est le rôle de l’intégrateur d’apporter une “couche métier“ au niveau de la solution mais aussi en confiant le déploiement à des consultants qui maîtrisent le métier de l’entreprise. Les grands éditeurs industrialisent eux aussi leurs approches verticales et tendent vers des solutions micro-verticales., On attend de l’éditeur ou de l’intégrateur qu’il ne se contente plus d’adresser une industrie (aéronautique – chimie – agroalimentaire, etc.), mais que son offre descende jusqu’au métier même de l’entreprise (ex : négoce et distribution de matériel électrique, fabrication et distribution de produits agroalimentaires ultra frais, etc.). Cette attente initiée par le mid-market qui attend des solutions prêtes à l’emploi nécessitant moins d’adaptations et moins d’efforts de mise en œuvre et pour un budget réduit est maintenant portée par les éditeurs de solutions Cloud.

 

Le choix de l’intégrateur

Près de de 500 répondants se sont exprimés sur leurs critères de choix d’un intégrateur. Les résultats illustrent les principales attentes des entreprises. Les répondants sont 75% à estimer que la compréhension des besoins métier est très importante et 98 % jugent ce point très important ou important. Environ 2 répondants sur 3 placent ensuite les compétences techniques comme très importante.

Les répondants sont moins sensibles à la notoriété de l’intégrateur, sa taille et sa capacité à proposer des forfaits.

 

Les attentes liées à l’usage

Les utilisateurs aussi évoluent et sont devenus demandeurs. Les plus jeunes (ceux de la génération “Y“) cherchent à importer dans le monde de l’entreprise la culture high-tech (mobilité, réseaux sociaux, blogs, chats…) qu’ils maîtrisent parfaitement. C’est sans doute ce phénomène qui est à l’origine de l’utilisation d’outils personnels dans sa vie professionnelle, le “BYOD” (Bring Your Own Device).

Cette exigence est mesurée à travers l’ERP Survey qui confirme les tendances observées auprès des clients que le CXP accompagne tous les jours. Les principales concernent les points suivants :

L’ergonomie. L’ERP doit être facile à prendre en main, les interfaces agréables et l’utilisation intuitive. L’enjeu est l’appropriation du progiciel. Un logiciel ergonomique peut accroître la productivité des salariés et suscite moins de réticence. Par ailleurs, l’adaptation des écrans par rôle fait que l’ERP paraît plus simple et plus “personnalisé“. La personnalisation des portails et l’accès par rôle ou par profil sont devenus des “must have”. Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) restent eux encore timides mais les principaux éditeurs y travaillent. Les métiers étant de plus en plus souvent impliqués dans le choix des logiciels, leur avis est important… Tous les éditeurs font des efforts et les notes données par les utilisateurs s’améliorent comme l’attestent les résultats de la Survey.

  • L’intégration inter-applicative reste une préoccupation majeure dans des systèmes d’information de plus en plus hétérogènes et complexes. Il s’agit d’interfacer des solutions tierces y compris potentiellement déployées dans le Cloud. Pour y répondre, certains éditeurs s’appuient sur une architecture propriétaire pour intégrer les différentes offres entre elles alors que d’autres choisissent une technologie SOA standard et non propriétaire. Ce point de vigilance peut avoir des impacts sur les budgets.
  • L’aide à la décision, l’Analytics. L’utilisateur souhaite pouvoir mieux suivre et piloter son activité. Il attend une bonne restitution graphique, des workflows et un niveau avancé de décisionnel.

Au-delà des applications métier, les utilisateurs souhaitent des outils de reporting et de restitution décisionnelle à la fois simples d’usage et très puissants. Il faut pouvoir croiser des données, construire des cubes multidimensionnels et des indicateurs de performance (KPI) spécifiques pour disposer d’éléments qui facilitent la prise de décision.

  • Les data. La transformation numérique de l’entreprise passe par l’exploitation des données. Les entreprises ne sont pas forcément concernées par les Big data mais elles ont à traiter un volume toujours plus important de données, de sources et de natures différentes. La multiplication des objets connectés (IoT) accentue cette tendance. L’ERP est un outil générateur de productivité qui fiabilise les données dans un référentiel unique et partagé.
  • La mobilité. Toujours pour disposer d’un maximum d’informations en temps réel, la mobilité devient un axe de développement des systèmes d’information allant jusqu’à remodeler les processus métier.
  • Le temps réel. Outre les aspects transactionnels, il s’agit pour l’ERP de gagner en temps de traitement et de restitution. La technologie in-memory, ou mémoire Flash, permet de gagner en performance de manière très significative. Les leaders de l’ERP sont les premiers à proposer des offres dans ce domaine.
  • La collaboration et les réseaux sociaux d’entreprise. L’approche par processus et l’entreprise étendue améliorent la collaboration interne mais aussi externe (partenaires, fournisseurs…). Certains ERP proposent une nouvelle façon de travailler et de traiter la communication des informations qui s’apparente à l’utilisation des réseaux sociaux. L’idée est de publier des données visibles par des personnes ou à des groupes de personnes abonnées, internes à l’entreprise ou extérieures.

Le Livre Blanc

 

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